1. Pengertian
2. Penggunaan
- Penggunaan Kalender Elektronik (electronic calendar)
Kalender elektronik adalah penggunaan peralatan elektronik untuk
mencatat, menyimpan, dan meng-akses kalender acara / kegiatan para
pimpinan. Perangkat lunak kalender elektronik biasanya terpadu dengan
software e-mail (misalnya Microsoft Outlook) dengan fasilitas memasukkan
kegiatan harian, meng-edit kegiatan, memeriksa kembali, mencetak, dan
memberi alarm (remainder) pada kegiatan penting, dan sebagainya.
Kalender elektronik dapat dipasang dalam jaringan sehingga
memungkinkan kolaborasi jadwal beberapa pimpinan/staff, misalnya akan
diadakan rapat maka program kalender dapat memeriksa semua jadwal yang
ada sehingga dapat dipilih waktu luang dimana setiap orang bisa hadir.
Walau demikian acara tertentu bisa di-proteksi sehingga tidak bisa
diakses oleh orang lain.
Dalam dunia perkantoran, membutuhkan begitu banyak sumberdaya, salah
satunya adalah kertas, bahkan kadang sumberdaya tersebut terbatas adanya
(unrenewable) sehingga dibutuhkan suatu kebijakan atau program yang
dapat mengurangi penggunaan sumberdaya tersebut, seperti Program Eco
Office (Kantor Berwawasan Lingkungan), dimana salah satu program
kerjanya adalah penggunaan kertas secara bolak balik. Microsoft Outlook atau Microsoft Office Outlook atau Outlook adalah
sebuah program personal information manager dari Microsoft, dan bagian
dari suite Microsoft Office. Walaupun biasanya hanya digunakan untuk
mengirim dan membaca surel, program ini juga memiliki fungsi kalender,
jadwal kerja, catatan, dan jurnal. Bila digunakan bersama dengan
Microsoft Exchange Server, Outlook dapat menyediakan akses kotak surat,
kalender, dan jadwal bersama.
- Memiliki fungsi mengatur
Yaitu memilah email kedalam folder-folder yang sesuai dengan segera ,
tanpa usaha dari pihak lain. Ini artinya kita bisa melihat pesan-pesan
yang berhubungan di waktu yang telah kita beri tanda untuk diperhatikan
daripada menghabiskan tambahan waktu memilah-milah inbox yang membengkak
. ini juga adalah cara bagus untuk memisahkan email pribadi dari email
yang berhubungan dengan pekerjaan.
Ada manfaat lebih kalau kita membuka email (Gmail, Yahoo, Hotmail,
dan lain-lain ) menggunakan software mail client seperti Microsoft
Outlook, diantaranya akses akan lebih cepat karena kita tidak perlu
membuka browser untuk login, tanpa iklan dan tanpa popup, selain itu
kita juga masih bisa membuka arsip email tanpa harus terhubung ke
internet. Postingan kali ini adalah bagaimana cara setting Email Yahoo
di Ms Outlook 2007, sehingga kita dapat menerima dan mengirim email
yahoo melalui / menggunakan Ms outlook 2007. ( untuk Ms. Outlook2003
atau Outlook 2010 pada prinsipnya sama saja, hanya berbeda pada tampilan
saja).
- Membaca Email
Untuk membaca email pastikan Outlook berada pada folder “Inbox”,
cukup dobel klik pada pesan yang ingin dibaca. Pesan akan terbuka pada
jendela baru.
Sebagai aplikasi pengelola email, microsoft office outlok memiliki manfaat sebagai berikut
Untuk membaca email secara offline
Untuk mengirim email dengan cepat
Untuk memcadangkan email di PC
Untuk melakukan penjadwalan
Untuk membuat dan mengatur adress book (buku alamat)
Disalin dari :
http://www.burung-net.com/2015/05/pengertian-dan-fungsi-microsoft-outlook.html Hargai penulis, jangan hapus sumber ini.
3. Manfaat
- Membaca email secara offline
- Mengirim email secara cepat
- Untuk mencadangkan email di PC
- Untuk melakukan penjadwalan
- Untuk membuat dan mengatur adrees book
4. Cara Koneksi
• Langkah pertama, masuk / login dulu ke Gmail melalui browser untuk mengaktifkan fasilitas POPnya.
• Masuk ke Account Setting yang berada di sebelah kanan atas
• Klik pada Visit the previous version of the Google accounts screen (skip bila anda masih menggunakan interface gmail lama )
• Pilih / Klik pada Gmail - Setting
• Pilih Tab : Forwarding And POP/IMAP
• Di Menu POP Download, pilih / beri ceklist pada Enable POP (ada 2 opsi POP, pilih sesuai yang anda inginkan)
• Klik
Save Changes
• Jalankan Microsoft Outlook
• Kalau belum ada settingan email sebelumnya, akan tampil wizard untuk setting new email account. tinggal ikuti saja.
• Kalau sudah ada email sebelumnya, kita lakukan add new email secara manual
• Klik pada menu
Tools, kenudian pilih
Account Settings
• Pada Tab
E-mail klik
New
• Beri Ceklist pada
Microsoft Exchange, POP3, IMAP, or HTTP , kemudian klik
Next
• Account dan Server Setting
Your Name : isi dengan Nama anda
E-mail Address : isi dengan email Gmail anda
Account Type : pilih
POP3
Incoming mail server :
pop.gmail.com
Outgoing mail server (SMTP) :
smtp.gmail.com
User Name
: isi dengan user Gmail anda
Password : isi dengan password Gmail anda
• Klik pada
More Settings
• Di Tab
Outgoing Seeting, beri
ceklist pada
My outgoing server (SMTP) requires authentication, kemudian klik
OK
• Klik Tab
Advanced
Server Port Numbers
Pada Incoming Server (POP3) isi dengan
995
Beri Ceklist pada
This server requires an encripted connection (SSL)
Outgoing server (SMTP isi dengan
465
Pada
Use the following type of encripted connection, pilih
SSL
Klik
OK
• Lakukan Tes koneksi, dengan menekan
Test Account Setting, kalau setting benar maka akan ada keterangan
Completed, pada incoming dan Sent test.
5. Cara Kerja
- Jalankan Outlook.
- Pada menu File, klik Info, dan kemudian klik Account Settings.
- Pilih Account Settings dari daftar jatuh-ke-bawah.
- Pada tab Email, klik New, pilih Email Account, dan kemudian klik Next.
- Klik untuk memilih kotak centang Manually configure server settings or additional server types, dan kemudian klik Next.
- Klik Internet E-Mail, dan lalu klik Next.
- Selanjutnya akan muncul kotak dialog Add New E-mail Account.
- Konfigurasi akun email baru. Untuk lebih amannya, saya menggunakan konfigurasi secara manual.
Penjelasan Cara Konfigurasi Email Outlook Manual
- Dalam kotak User Information, ketika nama dan email Anda.
- Dalam kotak Account Type di bawah Server Information, klik untuk memilih jenis akun email yang Anda miliki. Saya memilih POP3,
supaya email yang masuk nanti juga bisa tersimpan di komputer, sehingga
ketika nanti space hosting penuh, bisa langsung dihapus, dan kita tetap
memiliki backup nya.
- Dalam kotak Incoming mail server, ketik nama
server. Ini adalah server yang menyimpan pesan email Anda sebelum Anda
mengunduhnya ke komputer. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini
biasanya dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, bisa dalam bentuk sebuah alamat IP seperti 167.205.22.123. Untuk tahapan ini, sesuaikan dengan domain dan IP hosting Anda. Berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis dalam bentuk “mail.webhostmu.com“.
- Dalam kotak Outgoing mail server (SMTP), ketik nama server untuk email ke luar. Ketik nama server dalam huruf kecil. Nama ini mungkin dalam bentuk seperti “mail.domainanda.com.” Atau, nama ini mungkin berupa sebuah alamat IP 167.205.22.123. Sama seperti kolom di atas, berhubung saya menggunakan domain webhostmu.com, maka saya tulis juga dalam bentuk “mail.webhostmu.com“.
- Di bawah Logon Information, ikuti langkah berikut:
- Pada kotak User Name, ketik nama pengguna Anda.
Nama pengguna biasanya merupakan bagian dari alamat email yang di
sebelah kiri dari tanda (@). Dalam hal ini saya mengisinya lengkap
dengan nama email saya, supaya memudahkan saya ketika hendak mengenali
folder penyimpanan akun email ini. Maklum, saya punya domain banyak.
Jadi kalau Anda ingin lebih singkat, bisa diisi langsung tanpa
menyertakan alamat domain / email.
- Pada kotak Password, ketik kata sandi yang telah Anda buat.
- Jika Anda ingin Outlook mengingat kata sandi akun email, klik untuk memilih kotak centang Remember password.
- Jika hosting / ISP Anda memerlukannya, klik untuk memilih kotak centang Require logon using Secure Password Authentication (SPA) untuk masuk / login menggunakan otentikasi sandi aman.
- Klik Test Account Settings. Fitur ini akan
memanggil kotak dialog yang menampilkan setiap tahap dari konfigurasi
yang telah Anda masukkan langkah demi langkah. Ketika Anda mengklik Test Account Settings, proses berikut ini akan terjadi:
- Sambungan sistem ke Internet dikonfirmasi.
- Anda login ke server SMTP.
- Anda login ke server POP3.
- Ditentukan apakah harus login terlebih dahulu ke server POP3. Jika diperlukan, Outlook otomatis mengatur opsi Log on to incoming mail server before sending mail.
- Sebuah pesan pengujian akan dikirim. Pesan ini menjelaskan setiap perubahan yang dibuat oleh Outlook sejak pengaturan awal.
- Untuk membuat perubahan tambahan akun email Anda, klik More Settings untuk membuka kotak dialog Internet E-mail Settings.
- Klik Next, dan kemudian klik Finish.
Pertama anda harus
memiliki email terlebih dahulu. Buat email anda segera di outlook.com .
Setelah itu anda bisa membeli atau mendownload aplikasi Microsoft
Outlook. Install aplikasinya di komputer anda, buka lalu ikuti langkah
langkahnya. Jika anda diperintahkan untuk login maka loginlah dengan
menggunakan akun email yang telah anda buat sebelumnya. Untuk login,
anda harus terkoneksi dengan internet.
Disalin dari :
http://www.burung-net.com/2015/05/pengertian-dan-fungsi-microsoft-outlook.html Hargai penulis, jangan hapus sumber ini.